Al realizar un pedido, puede que este deba pasar un proceso de aprobación. Una persona designada (un aprobador) deberá aprobar el pedido. En ocasiones, los pedidos pueden requerir más de un nivel de aprobación (por ejemplo, por una serie de responsables). Cada aprobador está asociado con un nivel de aprobación (siendo 1 el nivel más bajo). Por lo tanto, si se requieren tres niveles de aprobación, primero deberá ser aprobado por un aprobador de nivel 1, después por uno de nivel 2 y finalmente por uno de nivel 3. El pedido no se considerará aprobado hasta que haya sido aceptado por tres aprobadores.
Los pedidos pueden requerir ser aprobados debido a su precio (por ejemplo, si supera una cantidad determinada). A veces resulta más sencillo eliminar un artículo caro del carro para evitar tener que pasar el proceso de aprobación.
Es posible que algunos pedidos requieran aprobación si usted introduce un centro de costo o un código de contabilidad particulares como método de pago.
Además, uno de los productos que haya solicitado puede requerir aprobación. Por ejemplo, algunos productos como informes corporativos han de ser revisados y aprobados para asegurarse de que el contenido sea correcto; otros productos pueden tener una distribución limitada, por lo que requieren aprobación al solicitarlos. Las aprobaciones de producto no están relacionadas con el precio.
Cuando un pedido requiere aprobación, en la página Confirmación de pedido se mostrará el estado del pedido como Requiere aprobación. (La página Confirmación de pedido es el último paso en el proceso de finalización de compra, pero también puede abrir esta página si hace clic en un número de pedido en el historial de pedidos). Si hace clic en Requiere aprobación en la página Confirmación de pedido, se abrirá la ventana Detalles de aprobación. Esto le permite ver por qué es necesaria la aprobación, cuántos niveles de aprobación se requieren y el estado de las aprobaciones. También puede contactar con un aprobador por correo electrónico para consultar el estado de una aprobación.
Nota: En la ventana Detalles de aprobación pueden aparecer varios aprobadores del mismo nivel (por ejemplo, tres aprobadores de nivel 1). En este caso, solo un aprobador de dicho nivel deberá aprobar (o rechazar) el pedido para que pase al nivel siguiente.
Cuando se haya completado el proceso de aprobación del pedido, recibirá un mensaje de correo electrónico para comunicarle si su pedido ha sido aprobado o rechazado. Si son los aprobadores de su organización los que revisan los trabajos que conforman los pedidos, un aprobador podrá rechazar algunos trabajos y autorizar otros. Cuando el resultado es una mezcla de trabajos aprobados y declinados en un pedido, el aprobador podrá optar por rechazar el pedido completo o eliminar los trabajos rechazados y dejar los trabajos aprobados en el pedido. En el caso de que se decline un pedido o un trabajo, deberá realizar el pedido de nuevo para que se apruebe la próxima vez.
Notas:
●Si un aprobador rechaza trabajos de un pedido, éstos se eliminarán permanentemente y no aparecerán en su historial de pedidos. Como resultado, tendrá que crear los trabajos rechazados desde cero y enviar otro pedido para su aprobación. Los trabajos rechazados se incluirán en su historial de pedidos solo si se rechazó el pedido completo.
●Cuando un pedido exija más de un nivel de aprobación, recibirá una notificación por correo electrónico para informarle del estado de la aprobación después de que el aprobador de mayor nivel haya finalizado y se haya completado el proceso de aprobación. Solo recibirá un mensaje, no uno por cada nivel de aprobación.
●Si es un aprobador y su pedido requiere aprobación, recibirá una notificación por correo electrónico y podrá aprobar su propio pedido.